Guide de consultation du CSE

L'article L. 2312-38 du Code du travail impose à l'employeur d'informer et de consulter le Comité Social et Économique (CSE) avant de prendre toute décision relative à l'introduction de nouvelles technologies susceptibles d'avoir des conséquences sur l'emploi, les qualifications, la rémunération, la formation ou les conditions de travail. Un système de géolocalisation de flotte entre dans cette catégorie car il : — Permet le suivi des déplacements individuels des salariés conducteurs — Peut être utilisé comme outil de contrôle du temps de travail — Modifie les conditions de travail en introduisant un dispositif de surveillance Entreprises concernées : toute entreprise ayant un effectif d'au moins 11 salariés. En dessous de ce seuil : l'information individuelle des conducteurs (notice d'information) reste seule obligatoire. Sanction : l'absence de consultation constitue le délit d'entrave aux fonctions des représentants du personnel (art. L. 2317-1 Code du travail), passible d'un an d'emprisonnement et de 7 500 € d'amende. Les données collectées sans consultation préalable peuvent en outre être déclarées irrecevables comme moyen de preuve dans tout litige prud'homal.

Le dossier de consultation remis aux membres du CSE doit contenir, au minimum, les éléments suivants : (a) Description technique du dispositif Nature du matériel installé (boîtier OBD Azimut), logiciel de gestion utilisé (plateforme Azimut Mobility), liste exhaustive des fonctionnalités activées dans votre configuration. (b) Finalités poursuivies Liste complète et précise des usages que vous ferez des données collectées (suivi trajets, maintenance préventive, écoconduite, facturation, etc.). (c) Données collectées Nature exacte de chaque catégorie de données, fréquence de collecte, durées de conservation appliquées. (d) Personnes ayant accès aux données Qui, dans votre organisation, peut consulter quelles données et dans quelles conditions. (e) Droits des conducteurs Mode vie privée — comment l'activer, dans quelles situations. Droits RGPD art. 15-22 — comment les exercer. (f) Accord de traitement avec Azimut Mobility Document disponible en accès libre sur azimut-mobility.com/dpa. (g) Notice d'information conducteur type Document disponible en accès libre sur azimut-mobility.com/notice-conducteur.

Étape 1 — Convocation (au moins 15 jours avant la réunion) Adressez une convocation écrite à l'ensemble des membres du CSE. L'ordre du jour doit mentionner explicitement : « Information et consultation sur le projet d'introduction d'un dispositif de géolocalisation des véhicules de la flotte ». Joignez le dossier de consultation complet à la convocation. Étape 2 — Réunion de consultation Présentez le dispositif, répondez aux questions des membres du CSE, recueillez leurs observations et suggestions. Le CSE dispose d'un délai d'un mois à compter de la réunion pour rendre son avis (prorogeable à 2 mois si un expert est désigné, à 3 mois en cas d'expertise et de consultation d'un CHSCT). Étape 3 — Avis du CSE L'avis peut être favorable, favorable assorti de réserves, ou défavorable. L'employeur peut passer outre un avis défavorable mais doit motiver sa décision et l'inscrire au procès-verbal. Étape 4 — Procès-verbal de réunion Faites rédiger et signer le procès-verbal de la réunion par le secrétaire du CSE et le président (employeur). Conservez précieusement ce document : c'est la preuve légale de la consultation. Étape 5 — Déploiement du dispositif Ne commencez le déploiement et la remise des notices aux conducteurs qu'après la clôture complète de la procédure de consultation (avis rendu et PV signé).

PROCÈS-VERBAL DE RÉUNION DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE CONSULTATION RELATIVE À L'INTRODUCTION D'UN DISPOSITIF DE GÉOLOCALISATION DE FLOTTE Société : _____________________________________________ Date de la réunion : _____________________________________________ Lieu : _____________________________________________ Heure de début : _______________ Heure de clôture : _______________ Membres du CSE présents : _____________________________________________ Membres du CSE excusés : _____________________________________________ Représentant(s) de l'employeur : _____________________________________________ OBJET : Information et consultation du CSE sur le projet d'introduction d'un système de géolocalisation des véhicules de la flotte (solution Azimut Mobility — boîtier OBD embarqué). EXPOSÉ DE L'EMPLOYEUR : [L'employeur présente le dispositif technique, les finalités, les données collectées, les durées de conservation, les droits des conducteurs et le mode vie privée.] QUESTIONS DES MEMBRES DU CSE ET RÉPONSES DE L'EMPLOYEUR : Question 1 : _______________________________________________ Réponse : _______________________________________________ Question 2 : _______________________________________________ Réponse : _______________________________________________ AVIS RENDU PAR LE CSE : [ ] Avis favorable [ ] Avis favorable avec réserves : _____________________________________________ [ ] Avis défavorable — motifs : _____________________________________________ Le présent procès-verbal a été adopté à l'unanimité / à la majorité des membres présents. Secrétaire du CSE : _________________________ Date : _______________ Président — Représentant de l'employeur : _________________________ Date : _______________

Une fois la procédure de consultation du CSE clôturée (avis rendu, PV signé), les étapes suivantes restent obligatoires avant tout déploiement effectif : (a) Remise individuelle de la notice d'information à chaque conducteur concerné Faire signer l'accusé de réception par chaque conducteur. Conserver les originaux signés. Modèle disponible sur azimut-mobility.com/notice-conducteur. (b) Inscription du traitement au registre des activités de traitement Obligatoire en vertu de l'article 30 RGPD. Une fiche type est fournie à la section suivante. (c) Vérification de la nécessité de réaliser une DPIA Si votre flotte comporte un grand nombre de conducteurs ou si les données sont utilisées à des fins d'évaluation systématique des personnes, une analyse d'impact (DPIA) au sens de l'article 35 RGPD peut être requise. L'outil gratuit PIA de la CNIL est disponible sur cnil.fr. (d) Signature de l'accord de traitement avec Azimut Mobility L'ATD est disponible sur azimut-mobility.com/dpa. Contact pour signature : privacy@azimut-mobility.com. (e) Configuration des durées de conservation dans la plateforme Paramétrez les durées conformément au référentiel CNIL : 2 mois (localisation), 1 an (activité), 5 ans (temps de travail). (f) Activation du mode vie privée conducteur Vérifiez que chaque conducteur connaît la procédure d'activation du mode vie privée et peut l'utiliser librement.

Conformément à l'article 30 du RGPD, tout responsable de traitement doit tenir un registre des activités de traitement. Voici la fiche type à compléter pour votre traitement de géolocalisation de flotte : Intitulé du traitement : Géolocalisation des véhicules de la flotte Responsable de traitement : [Raison sociale] — [SIRET] Contact RT : [email] — [téléphone] Finalités : Suivi déplacements professionnels, optimisation de flotte, maintenance préventive, sécurité des biens et personnes [adapter selon vos usages réels] Base légale : Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) Catégories de personnes concernées : Conducteurs salariés de la société Catégories de données : Localisation GPS, données de conduite OBD, identifiant conducteur, kilométrages, durées Destinataires : Responsable de flotte, DRH, Azimut Mobility SAS (sous-traitant — DPA disponible sur azimut-mobility.com/dpa) Transferts hors UE : Aucun — hébergement exclusivement en France (Scaleway, Paris) Durées de conservation : 2 mois (localisation GPS), 1 an (données activité), 5 ans (temps de travail) Mesures de sécurité : Voir accord de traitement Azimut Mobility — azimut-mobility.com/dpa

Le CSE peut-il s'opposer au déploiement du système ? Non. La consultation du CSE est une obligation de moyen, non de résultat. L'employeur peut passer outre un avis défavorable en motivant sa décision. En revanche, il devra démontrer avoir consulté le CSE en bonne et due forme. Faut-il un accord collectif ou une charte ? Non, ce n'est pas obligatoire. Certains employeurs choisissent de compléter la démarche par une charte d'utilisation des véhicules de société ou un accord d'entreprise — fortement recommandé pour les grandes flottes (100+ véhicules) car cela sécurise davantage la relation sociale. Les données de géolocalisation sont-elles recevables comme preuve dans un litige ? Oui, à condition que le traitement soit licite : consultation CSE effectuée, notice conducteur remise, conformité CNIL assurée. Sans ces éléments, les données peuvent être déclarées irrecevables par le juge prud'homal et inutilisables pour justifier une sanction disciplinaire. Le mode vie privée est-il vraiment obligatoire ? Oui. La CNIL impose expressément que les salariés puissent désactiver la géolocalisation en dehors de leur temps de travail. Ne pas proposer cette fonctionnalité rend le traitement illicite, indépendamment de la consultation CSE et de la notice conducteur.

Azimut Mobility accompagne ses clients dans l'ensemble de la démarche de mise en conformité RGPD. DPO Azimut Mobility : privacy@azimut-mobility.com Réponse garantie sous 72 heures ouvrées. Nos équipes peuvent vous aider à : — Préparer le dossier de consultation CSE adapté à votre configuration — Personnaliser la notice conducteur selon les spécificités de votre organisation — Configurer les durées de conservation dans la plateforme — Répondre aux questions techniques du CSE sur le dispositif Ensemble des documents de conformité disponibles en accès libre : azimut-mobility.com/conformite-rgpd